”知財事務”思い切って手放してみませんか?

~知財事務アウトソーシングサービス
(少数精鋭企業知財組織向け)~

こんなことでお困りではありませんか?

  • 急に知財事務担当者が辞めることになってしまった。
    知財事務の即戦力なんてすぐに見つからない、、、
  • 他の業務を兼任しているので事務まで手が回らない。
    知財事務を誰かに任せたい、、、
  • 知財事務のノウハウがなく、管理ずさんになっているが、
    どこから手をつけていいのか分からない、、、
  • 他の業務を兼任しているので事務まで手が回らない。
    知財事務を誰かに任せたい、、、

そのお悩み、アウトソーシングサービスで解決します!

知財事務スタッフ採用・育成は不要です!
企業・特許事務所で5年~20年の知財事務経験豊富なスタッフが知財事務をリモートで代行します。あなたご自身で知財事務スタッフの採用・育成をする必要はありません。四法(特・実・意・商)をアウトソースできる”業界初!”のサービスです。保有件数2,000件までのお客様を対象としています。※2016年11月16日付日刊工業新聞掲載
業務標準化の第一歩は知財管理システム導入から!
人に依存しない仕事の仕組みは知財管理システムを活用することで作りやすくなります。知的財産権を取得し、恒久的に維持していくには人に依存しないオペレーションが欠かせません。保有件数が少ない段階でシステム導入を行うことが、人的ミスによる権利失効のリスクを低減し、あなたの精神的な負荷軽減につながります。
アウトソースの”型”に当てはめて業務を迅速に切り分け可
知財事務と一口にいっても会社の事業・組織体制によって各社各様です。ただ、アウトソースに必要な業務切り分けは”型”に当てはめることで社内業務と社外業務は簡単に切り分けられます。もちろん、標準サービスにないあなたの会社独自の業務についてはオプションで臨機応変に対応します。お気軽にご相談ください。
アウトソースの”型”に当てはめて業務を迅速に切り分け可
知財事務と一口にいっても会社の事業・組織体制によって各社各様です。ただ、アウトソースに必要な業務切り分けは”型”に当てはめることで社内業務と社外業務は簡単に切り分けられます。もちろん、標準サービスにないあなたの会社独自の業務についてはオプションで臨機応変に対応します。お気軽にご相談ください。

知財事務アウトソースシングサービスを提供する理由

2014年11月に開催された特許・情報フェアの弊社ブースにある企業知財部の技術担当の方と事務担当の方がいらっしゃいました。「2ヶ月後に事務担当が産休に入ります。彼女が不在の間、知財事務をサポートしてもらえないでしょうか?」これがアウトソースサービス提供のきっかけでした。

知財事務の仕事は一般事務とは異なり、仕事を始める時点で知っておかなければならないことが膨大にあります。基本的な専門用語だけでも600単語あります。法律、各国の制度、特許庁の書面や代理人書面、それに加えて社内の知財手続ルールなど、未学習の状態で知財事務の仕事を遂行すると、最悪の場合、知的財産権の取得や権利維持ができなくなるリスクがあります。

少数精鋭の企業知財組織では知財事務をすぐに代替できる人がいません。また、知財事務の専任者をおくことができない企業も多くあります。そこで、保有件数2000件に満たない企業知財の方に対してリモートで知財事務を代行し、限られた社内のリソースを事業に活かす知財活動に当てていただくため、アウトソースサービスを提供することにいたしました。

アウトソースまでの流れ

Step.1
業務ヒアリング
概算見積おのご提示
保有件数の確認、現状の知財管理と理想の知財管理についてヒアリングし、概算見積をご提示します。
Step.2
ご契約
アウトソースサービス仕様書のご提示
アウトソースサービス内容と費用を明記したサービス仕様書(契約書・注文書)をご提示します。
Step.3
業務切り分け
業務運用仕様書(暫定版)のご提示
アウトソースの”型”にそって社内・社外で対応する業務を切り分けます。また、選定したクラウド型管理システム導入後の業務運用シミュレーションをあわせて行います。
Step.4
データ精査
システム投入前の知財データのご提示
知財データの整理番号体系、ファミリー関係の整合性の確認と、管理に必要な知財データの抜け漏れ等がないようデータ精査を行い、システムへのデータ投入を行います。
Step.5
アウトソースサービスの開始
月次サービス納品物、業務運用仕様書(確定版)のご提示
知財データの入力、要否検討帳票(リスト)作成、月次報告書など、契約に基づき週次でサービスを提供します。
Step.2
ご契約
アウトソースサービス仕様書のご提示
アウトソースサービス内容と費用を明記したサービス仕様書(契約書・注文書)をご提示します。

サービス内容および費用

モデルケース
保有件数300件未満
初期費用
A.業務切り分け支援:50万円
B.データ整備:75万円
C.システムセットアップ:50万円
175万円
月次サービス費用
標準サービス(a~d):13万円
※システム利用料:5万円/月
18万円/月
保有件数600未満
初期費用
A.業務切り分け支援:50万円
B.データ整備:150万円
C.システムセットアップ:50万円
250万円
月次サービス費用
標準サービス(a~d):20万円
※システム利用料:5万円/月
25万円/月
保有件数900件未満
初期費用
A.業務切り分け支援:50万円
B.データ整備:225万円
C.システムセットアップ:50万円
325万円
月次サービス費用
標準サービス(a~d):30万円
※システム利用料:5万円/月
35万円/月

お客様の声

A社:アウトソースのきっかけ「ベテラン社員の産休」

ベテラン社員の産休代替として派遣を考えていたがなかなか見つからず、2ヶ月で引き継ぎしなければならない時期になり、知財事務の代行サービスがないか探していた。アウトソースサービスを受けるには既存の知財管理システムをクラウド型管理システムに変更する必要があり、変更するのは正直かなり抵抗があった。ただ、既存システムが使いづらくなってきたこともあり思い切って変えてみたところ、アウトソースと同時に汎用的なシステムに変更することができて一石二鳥でよかった。

VOICE

B社:アウトソースのきっかけ「社員退職」

急に社員が退職することになり、特許事務所に委託できないか相談したが、企業の知財事務まではサポートできないと言われてしまった。複数の社員に業務を振り分けようとしたが、知財事務は特殊なためノウハウのない社員で対応するのは難しかった。知財事務専門のアウトソース会社なので、通常の知財事務だけでなく、社内の特殊な事務処理もオプション対応してもらい本当に助かった。

VOICE

C社:アウトソースのきっかけ「M&A」

これまで権利化業務と知財事務を兼任していたが、急なM&Aで担当業務が増えて事務まで手が回らなくなってしまった。社内の知財事務は一人工に満たないため、週数日勤務してもらえる派遣スタッフを見つけようとしたが、派遣スタッフはフルタイム勤務を希望する人が大半で、知財事務の経験がある人も見つけられなかった。アウトソースの場合は一人工に満たない仕事でも請けてもらうことができ助かっている。事務を手放して、技術者本来の業務の時間を確保できるようになりありがたい。

VOICE

B社:アウトソースのきっかけ「社員退職」

急に社員が退職することになり、特許事務所に委託できないか相談したが、企業の知財事務まではサポートできないと言われてしまった。複数の社員に業務を振り分けようとしたが、知財事務は特殊なためノウハウのない社員で対応するのは難しかった。知財事務専門のアウトソース会社なので、通常の知財事務だけでなく、社内の特殊な事務処理もオプション対応してもらい本当に助かった。

VOICE

よくある質問「アウトソースより派遣のほうがよいのでは?」

社内の知財事務をアウトソースするには、
1.クラウド型知財管理システムの導入
2.社内の知財業務の切り分け
が必要になります。この2つのステップは決して楽な作業ではないため、”派遣スタッフを採用したほうが手軽に知財事務を手放せる”そう思ってしまう方がいます。しかし、「知財事務」は法律、各国の制度、特許庁や代理人から発信される書類等覚えることが多く、特殊な事務処理のため、未経験者が即対応できるほど簡単な仕事ではありません。派遣スタッフを採用しても業務を安心して任せられるようになるには最低半年はかかります。あなたが派遣スタッフの業務をフォローし、チェックし、ときに手直しをしなければなりません。弊社の経験では知財事務の適性があるスタッフは10人中1人の割合のため、派遣スタッフを採用しても適性がなくすぐに辞めてしまうリスクもあります。多忙を極めるあなたにとって、あなたの時間を拘束されてしまう派遣を選択するか、2ヶ月後にあなたから完全に知財事務を手放せるアウトソースを選択するか、どちらがベストな選択肢かぜひご検討ください。

アウトソースと人材派遣の比較

アウトソース成功の秘訣(ダイジェスト版)

~過去に弊社で行ったアウトソース成功の秘訣のセミナー(45分)を8分でご紹介しています~

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